Hướng dẫn 5 cách kéo số thứ tự trong Excel cực dễ

29

Thống kê số liệu trên công cụ Excel sẽ vô cùng đơn giản, dễ dàng nếu bạn biết cách kéo số thứ tự tự động. Không chỉ thế, nó còn giúp các bạn quản lý và nắm bắt thông tin dễ dàng. Vậy làm sao để kéo số thứ tự trong Excel. Theo chân Blog Kiến Thức 24H để tìm hiểu 5 cách kéo số thứ tự trong Excel đơn giản và dễ dàng nhé!

5 cách kéo số thứ tự trong Excel cực nhanh chóng

Khi tìm hiểu về các cách kéo số thứ tự trong Excel, bạn thường bắt gặp 5 cách đơn giản và dễ dàng thực hành sau:

Cách kéo số thứ tự trong Excel bằng chuột 

Bước 1: Bạn mở file Excel mà mình muốn, sau đó, nhập số thứ tự cho 2 ô đầu tiên. Tiếp đến, bạn dùng chuột bôi đen 2 ô vừa rồi.

Cách kéo số thứ tự trong Excel bằng chuột
Cách kéo số thứ tự trong Excel bằng chuột

Bước 2: Rê chuột vào vị trí góc dưới cùng bên trái của ô thứ 2 cho tới khi thấy xuất hiện một hình vuông nhỏ → Kéo xuống để hoàn thành việc đánh số thứ tự.

Cách kéo số thứ tự trong Excel bằng chuột
Cách kéo số thứ tự trong Excel bằng chuột

Dùng công thức để đánh số thứ tự trong Excel tự động

Bước 1: Bạn mở file Excel mà mình muốn, nhập số thứ tự cho ô đầu tiên trong sheet → Nhập công thức sau: Vị trí ô vừa điền số + 1 vào ô tiếp theo.

Bước 2: Bạn sử dụng chuột đặt ở hình vuông nhỏ tại góc của ô đó và tiến hành kéo xuống tới vị trí nhất định.

Sử dụng hàm Sequence để đánh số thứ tự trong Excel

Bạn chọn ô bắt đầu của dãy số, sau đó tiến hành nhập công thức “=Sequence (có nghĩa là số hàng cần đánh số)” → Nhấn chọn Enter.

Cách kéo số thứ tự trong Excel bằng Auto fill

Bước 1: Bạn mở file Excel mà mình muốn.

Cách kéo số thứ tự trong Excel bằng Auto fill
Cách kéo số thứ tự trong Excel bằng Auto fill

Bước 2: Chọn mục Options.

Bước 3: Chọn mục Customize Ribbon → Sau đó chọn filter All commands → Tìm kiếm mục Filter series or Pattern.

Bước 4: Trong bảng Main Tabs tại cây thư mục Home, bạn nhấn chuột phải để chọn Add new Group.

Bước 5: Click chọn lại Filter Series or Pattern và nhấn Add. Sau cùng, bạn nhấn OK.

Sau khi đã có Auto fill, các bạn có thể tiến hành việc đánh số thứ tự bằng công cụ này. Cụ thể, bạn làm theo 2 bước sau đây: 

Bước 1: Bạn mở file Excel mà mình muốn, nhập số thứ tự cho ô đầu tiên. Tiếp đó, bạn chọn Fill rồi chọn Series.

Trong phần này, bạn lưu ý rằng có 4 loại đánh số sau đây: 

  • Linear: Đánh số theo kiểu tăng dần.
  • Growth: Kiểu lũy tiến.
  • Date: Kiểu ngày tháng.
  • Auto Fill: Kiểu tự động điền.

Bước 2: Trong trường hợp muốn đánh số theo hàng, bạn chọn Rows. Ngược lại, nếu muốn đánh số theo cột, bạn chọn Columns. Để đánh số tăng dần, bạn hãy chọn mục Linear.

Sau đó, bạn nhập số thứ tự bắt đầu vào mục Step value. Tiếp đến, bạn nhập số thứ tự cuối cùng vào mục Stop value và click vào OK để hoàn thành.

Sử dụng hàm Subtotal lồng với IF

Cách kéo số thứ tự trong Excel bằng 2 hàm Subtotal và If được áp dụng trong trường hợp bạn dùng chức năng Filter. Đặc biệt, cách này chỉ áp dụng được trên cột mà không dùng được trên các hàng trong file Excel. 

Cú pháp =IF(logical_test; [value_if_true]; [value_if_false]; SUBTOTAL(function_num; ref1;…))

Giải thích ý nghĩa công thức:

  • logical_test: Điều kiện của hàm IF.
  • [value_if_true]: Giá trị trả về trong trường hợp điều kiện đúng.
  • [value_if_false]: Giá trị trả về trong trường hợp điều kiện sai.
  • function_num: Hàm được hiểu theo giá trị số (Trong trường hợp này là số 3 tương đương với hàm Counta).
  • ref1;…: Vùng chứa các số thứ tự.

Chẳng hạn bạn đang có 1 bảng dữ liệu với các hàng trống không. Nhiệm vụ của các bạn là phải điền số thứ tự tự động tương ứng với từng mặt hàng, từ các hàng trống.

Bạn có thể làm theo các bước sau: 

Bước 1: Nhập hàm theo cú pháp sau:  “=IF(B2=””,””,SUBTOTAL(3,$B$2:B2))“.

Giải thích ý nghĩa công thức: 

  • function_num = 3: là hàm Counta trong hàm Subtotal – Đếm số ô không trống.
  • ref1 =$B$2:B2: được coi là vùng đã được đánh số thứ tự.
  • Đối với hàm IF(B2=””,””,SUBTOTAL(3,$B$2:B2)) ta sẽ có:
  • C3=””;””: được hiểu theo nghĩa là nếu giá trị ở ô C3 là rỗng thì tương đương, số thứ tự cũng sẽ là rỗng.
  • Subtotal (3,$B$2:B2)): được hiểu theo nghĩa là nếu ô C3 không rỗng thì sẽ sử dụng hàm Subtotal.

>> Tham khảo: Hướng dẫn cách tạo bảng trong Excel trên mọi phiên bản

Những lưu ý khi đánh số thứ tự trong Excel

Đối với từng cách kéo số thứ tự trong Excel mà chúng tôi liệt kê trên đây sẽ có các lưu ý khác nhau mà bạn cần để tâm. Cụ thể: 

  • Cách 1 khá dễ nhớ, vì thế đa số mọi người đều sẽ sử dụng nó. Tuy nhiên, khi số dòng cần đánh số quá nhiều, việc kéo tay sẽ cực kỳ vất vả. Thêm vào đó, nếu bạn xóa bất cứ dòng nào, số thứ tự các dòng còn lại sẽ không nhảy theo. 
  • Cách 3 rất nhanh và hiệu quả nhưng yêu cầu bạn phải nhớ được hàm. Thêm vào đó, chỉ có phiên bản Excel 365 mới cho phép sử dụng hàm Sequence. 

5 cách kéo số thứ tự trong ExcelBlog Kiến Thức 24H đã hướng dẫn trên đây đều rất dễ dàng thao tác và thực hành theo. Đây cũng là những cách vô cùng thông dụng và được nhiều người biết tới. Mong rằng chúng sẽ giúp ích cho bạn trong thời gian sắp tới. Còn bây giờ, hãy lưu bài viết về và bắt đầu luyện tập thôi nào.